Faktor faktor kegagalan dan kesuksesan penerapan sistem informasi

MUHAMMAD ILHAM KEGAGALAN DAN KESUKSESAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MB-IPB

MUHAMMAD ILHAM

Factor –Faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Dan Kesuksesan Dalam Pembangunan Dan Penerapan  Sistem Teknologi Informasi

Teknologi informasi  (TI) adalah sekumpulan perangkat keras, perangkat lunak dan metode yang digunakan untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti mencari, menangkap, menstransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan suatu data. Perkembangan TI saat ini sejalan dengan trend globalisasi melakukan penetrasi ke seluruh dunia termasuk Indonesia. Di negara-negara yang sedang berkembang penetrasi Teknologi Informasi tidak bisa dinikmati oleh setiap orang secara merata yang disebut dengan digital divide atau kesenjangan digital. Dengan perbelakuan knowledge is power dan pengembangan teknologi informasi itu sendiri seharusnya adanya digital devide tersebut menjadi sebuah  isu strategis.

            Teknologi informasi mampu memberikan kemudahan berkomunikasi seperti Internet atau melalui e-mail, video conference, Web, telepon via internet (VoIP) dan fenomena konvergensi 3C. Pengaruh Teknologi Informasi salah satunya adalah membawa masyarakat dunia memasuki era dimana informasi akan menjadi sesuatu yang sangat penting sehingga merupakan komoditi bernilai ekonomis tinggi. Hal ini merupakan fenomena yang tidak ada pilihan lain kecuali mengikuti perkembangan jaman atau situasi yang dapat menyelamatkan atau bahkan menghancurkan. Pada akhirnya seluruh masyarakat dunia tidak terkecuali negara dituntut untuk membuat perubahan karena informasi merupakan bagian tidak terpisahkan dari kehidupan manusia terutama perubahan dalam hal sikap (attitude), perilaku dan sistem nilai. Namun transisi dalam perubahan ini sering memunculkan situasi atau problem yang memerlukan perhatian.

Penerapan teknologi informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal gampang, Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user.

Implementasi teknologi informasi bagi perusahaan ibarat pedang bermata dua, disatu sisi jika dijalankan dengan perhitungan yang matang maka akan menghasilkan keuntungan yang luar biasa, namun jika kurang bijaksana dalam penerapannya maka akan menyebabkan kerugian dan bahkan dapat membuat perusahaan colaps

Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis.

            Bagi dunia bisnis, masalah kegagalan dan keberhasilan dari pengembangan TI ini memang bukan isu baru. Beberapa faktor yang menyebabkan permasalahan dalam penerapan dalam teknologi Informasi yakni karena kurangnya dukungan infrastruktur dan terbatasnya dana, disamping penguasaan teknologi yang masih rendah dan dukungan manajemen serta birokrasi yang kurang. Contohnya mekanisme kerja yang masih manual, komunikasi data/informasi yang lambat dan tidak efisien akibat dari rendahnya kemampuan dalam menyesuaikan diri dengan kebutuhan Teknologi Informasi di Instansi Pemerintahanan. Sikap (attitude) dari SDM yang kurang mendukung seperti tidak mau menerima kehadiran TI (sifat resistan) dan memanfaatkan internet untuk aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat atau bahkan ilegal (mis; carding ).

Sesungguhnya ada tiga isu pokok / hal yang paling mendasar dalam permasalahn kegagalan dan kesuksesan dalam pengembangan TI yakni:

Pertama, tenaga, waktu dan nilai investasi yang sudah ditanamkan perusahan-perusahaan untuk membangun sistem TI sangat besar namun dalam penerapannya selalu low utilization atau idle. Proyeksi kelayakan pemanfaatan TI tidak dapat lebih dari lima tahun, karena siklus hidup peralatan TI cenderung makin pendek karena pesatnya perkembangan teknologi informasi.

Kedua, penerapan TI yang tepat didunia bisnis akan membawa manfaat yang signifikan. Terdapat empat fase yang harus  dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI. Fase pertama, tahap visi, pada tahap ini perusahaan harus melihat kembali tujuan implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur TI dan arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan. Kedua, masa investasi, pada fase ini perusahaan dituntut mampu memisahkan account TI dengan account lainnya. Ketiga, pengolahan, selain memonitor implementasi dan memperbaiki implementasi TI yang belum berjalan dengan baik  dan sesuai dengan sasaran, perusahaan juga harus membuat program change management. Change management dilakukan untuk mempersiapkan SDM dari sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan, komunikasi maupun team building. Dan keempat, saat memanen semua tahap yang telah dilalui, yang diperkirakan dapat terjadi antara dua hingga tiga tahun.

Sebagaimana layaknya suatu konstruksi, maka pembangunan sistem informasi haruslah jelas semua tahapannya, baik tahapan perancangan, pelaksanaan (implementasi), sampai dengan pengoperasian dan perawatannya. Setelah dapat dipastikan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan apa yang telah dirancangkan, barulah dapat dilihat sejauh mana pengoperasiannya sehingga dapat ditentukan apakah memang sistem tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Selanjutnya, agar hasil dari sistem tersebut dapat dipercaya oleh publik, maka diperlukan pemeriksaan dari pihak ketiga, baik institusi yang berwenang maupun profesional penunjang yang berkaitan dengan hal itu yang saat ini disebut dengan Information System Auditor yang dilengkapi dengan model-model standar pemeriksaan.

Ketiga, mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI. Beberapa hal yang menyebabkan rendahnya investasi dan implementasi TI dikalangan bisnis di Indonesia. Antara lain: rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat).

Beberapa persoalan yang menjadi penyebab gagalnya penerapan TI yaitu Implementasi TI masih dalam taraf yang relatif sederhana dan hanya in-house development. Masalah implementasi TI yang sering muncul adalah orang-orang TI seringkali tidak mampu menerjemahkan bahasa komputer menjadi bahasa bisnis, sedangkan orang bisnis sendiri tidak mampu memahami kompleksitas TI. Jadi seharusnya SDM TI harus mampu menerjemahkan bahasa bisnis kedalam bahasa sistem komputer, begitu pula sebaliknya. Sehingga bukan TI yang menyetir bisnis, tetapi bisnislah yang menyetir TI. Kebijakan TI yang semestinya menyangkut urusan perusahaan diserahkan sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS, vendor dan konsultan. Banyak perusahaan belum mampu mengukur keberhasilan investasi TI.Belum memiliki blue print  atau guidance book Investasi TI, sehingga evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI sangat sulit dilakukan. Belum memiliki SDM yang terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI yang ada. Sehingga banyak CEO perusahaan yang masih belum dapat mengoperasikan TI-nya, urusan ini mereka serahkan kepada MIS, vendor dan konsultan.

Ada sepuluh kiat yang diharapkan mampu mendukung hubungan TI dengan bisnis, yaitu:

  1. Jangan serahkan sistem informasi hanya kepada profesional TI saja tapi juga diserahkan pada pelaku bisnis yang lebih mengerti TI apa yang dibutuhkan.
  2. Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling terkait antara satu dengan yang lainnya..
  3. TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Jadi, bisnislah yang menyetir TI, bukan sebaliknya.
  4. Agar dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan internal dan eksternal, profesional TI diharapkan mampu berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung.
    1. Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI.
  5. Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100 persen. Bila sistem tersebut baru selesai 80 persen saja, sistem tersebut tidak dapat digunakan atau lumpuh.
  6. Mengikuti perkembangan zaman teknologi yang sedang berlangsung, sehingga dapat menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin menjadi pemimpin (leader) dari pesaingnya.
  7. Ciptakan lingkungan kerja yang mampu menerima keberhasilan dan kegagalan TI.
    1. Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI.
  8. Mengingat dominasi peranan TI bagi sistem bisnis masih merupakan perkembangan baru, pada umumnya sulit untuk melakukan penyesuaian, khususnya dalam keseimbangan hubungan antara bisnis dan TI.

Sumber daya manusia mutlak untuk dipersiapkan dengan serius jika perusahaan ingin menerapkan suatu sistem teknologi informasi. Hal ini sering menjadi salah kaprah dipihak eksekutif, menganggap karyawan dapat mengalami masa transisi selama penerapan sistem baru dapat menjadi pemecahan masalah. Akibatnya implementasi sistem informasi berjalan tersendat-sendat, karena karyawan dipaksa untuk melakukan perubahan skill, kompetensi, proses kerja, perilaku, mindset, komitmen secara bersamaan. Belum lagi munculnya efek polotik di dalam perusahaan seperti pengurangan karyawan, sponsorship dan lain sebaginya. Perencanaan yang matang dan jauh hari sebelum sistem baru diterapkan   perlu difikirkan oleh pihak eksekutif agar transformasi sistem yang dilakukan tidak menemui kendala di kemudian hari. Evaluasi yang konsisten terhadap kelemahan dalam penerapan sistem baru dapat mengurangi resiko gagalnya penerapan sistem teknologi informasi di suatu perusahaan

Ada tujuh faktor yang menentukan dalam kesuksesan dalam memformulasikan  suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu

  1. Scale  dan scope
  2. Necessity dan Speed
  3. Principles dan increments
  4. Update dan review
  5. Fit dan timing
  6. Resources dan skill
  7. Support dan consensus

Kunci keberhasilan ataupun kegagalan dari investasi TI (teknologi informasi) terutama terletak pada kualitas sumber daya manusianya (SDM. Mengelola teknologi informasi bukanlah tugas yang mudah. Fungsi sistem informasi memiliki masalah kinerja dalam banyak organisasi. Manfaat yang dijanjikan dalam teknologi informasi belum muncul dalam banyak kasus di berbagai perusahaan

Ketika suatu sistem teknologi informasi yang diterapkan tidak mencapai sasaran maka ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

  1. Melihat kembali tujuan dari implementasi TI, dengan menggambarkan kembali arsitektur bisanis TI yang ada akan menentukan ruang lingkup, kompleksitas, jangkauan layanan, piranti TI dan investasi yang telah ditanamkan.
  2. Tentukan fasilitas pengolahan dan frekuensi pemanfaatan, ketahui potensi pelanggan, ukur manfaat dan buat acount terpisah.
  3. Memonitor dan memperbaiki implementasi yang belum berjalan baik, membuat program change management.
  4. Perlu disadari bahwa investasi TI membutuhkan waktu 2-3 tahun untuk menikmati hasilnya.

Oleh karenanya dengan memperhatikan tujuan yang ingin dicapai pada pemanfaatan TI yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan, memperhatikan kesiapan dan kemampuan dari end user maka diharapkan penggunaan teknologi informasi dapat bermanfaat, tidak hanya menjadi pemanis atau pajangan dari suatu organisasi, melainkan dapat bersinergi dengan semua sumber daya perusahaan yang ada demi hasil yang positif.

DAFTAR PUSTAKA

Mohammad, A. 2003. AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.

O’Brien, James. 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.

Sugiarsono, J. 2003. Poteret Kebingungan Investasi TI. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.

Yudiman, M, Firdanianty, Akbar F dan Sudarmadi, 2003. Bedah Kasus Kenijakan TI. Majalah SWA. SWA 02/XIX/23 Januari-5 Februari 2003.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



Current ye@r *